Facturación automática para hoteles con Cloudbeds
Tu hotel opera en Cloudbeds; tu contabilidad vive en otro lado. Acelio Stay escucha el PMS y, cada vez que se emite un documento, lo convierte en el comprobante fiscal que corresponde: lo factura ante ARCA por tu Odoo o por Acelio mismo —sin ERP—, o espeja el que ya timbró el PMS. El hotel no cambia nada de cómo trabaja.
El PMS factura, la contabilidad se entera a fin de mes
El mostrador emite en Cloudbeds y después alguien retipea todo en el sistema contable: facturas, notas de crédito, señas, pagos de OTA. Cada comprobante se carga dos veces, la factura T al turista extranjero se resuelve a mano, y cuando llega el cierre nada cuadra contra el PMS.
- Cada factura del hotel se emite en el PMS y se vuelve a cargar en la contabilidad
- La factura T al turista extranjero depende de que alguien se acuerde del régimen
- Las señas y los cobros de OTA quedan sin imputar hasta que alguien los persigue
- El cierre mensual es cruzar a mano lo que dice Cloudbeds contra lo que dice el ERP
Cómo funciona
1. Conectás Cloudbeds
Instalás Acelio desde el marketplace de Cloudbeds o autorizás la conexión por OAuth. Las propiedades del hotel se importan solas y las credenciales quedan cifradas con AES-256.
2. Elegís quién factura
Por cada propiedad: tu Odoo timbra contra ARCA y Acelio le devuelve el CAE y el PDF a Cloudbeds; Acelio emite directo contra ARCA si no tenés ERP; o el PMS ya factura con otro integrador y Acelio espeja el comprobante tal cual en tu contabilidad.
3. Mapeás una vez
Acelio trae el catálogo real de la propiedad —cargos, impuestos, medios de pago— y lo asociás a tus productos, diarios y cuentas. Lo que aparezca sin mapear se frena con el motivo a la vista: nunca se inventa un dato.
4. El hotel sigue en Cloudbeds
Cada documento nuevo llega por webhook y se procesa solo: factura, nota de crédito, proforma o recibo. Los pagos se registran con su medio de cobro y se imputan a la factura, o quedan a cuenta del huésped hasta que salga.
Qué incluye
Factura A, B, C, T y E
Emite la letra que corresponde según el huésped, incluida la factura T al turista extranjero con la exención de IVA del Decreto 1043/2016 — pedida explícitamente por regla, nunca asumida.
El CAE vuelve al PMS
Cuando timbra tu Odoo o Acelio, el CAE, su vencimiento y el PDF legal se devuelven a Cloudbeds: el hotel ve el comprobante fiscal donde trabaja.
Cobros y señas imputados
Cada pago del folio entra a tu contabilidad con su medio de cobro. Si la factura todavía no existe, queda a cuenta del huésped y se imputa cuando sale.
Nada se procesa a ciegas
Si el total no cuadra con el PMS, no se timbra. Un webhook perdido lo rescata el polling de respaldo, y todo queda en un historial consultable: mejor una factura que falta que una mal timbrada.
Preguntas frecuentes
¿Necesito tener Odoo para facturar mi hotel con Acelio?
No. Acelio Stay puede emitir la factura electrónica directo contra ARCA, con CAE y QR fiscal, sin ERP de por medio. Si tenés Odoo, la factura se emite ahí y queda contabilizada; si no, Acelio la emite y la guarda para consultarla e imprimirla.
¿Qué comprobantes maneja?
Facturas A, B, C, T y E, notas de crédito y de débito, proformas, recibos y devoluciones. Las proformas se registran en un diario propio sin pasar por ARCA, porque son documentos internos del hotel, no comprobantes fiscales.
Mi Cloudbeds ya factura con otro integrador, ¿me sirve igual?
Sí. En ese caso Acelio espeja cada comprobante fiscalizado en tu contabilidad tal cual salió: mismo número, misma letra, mismo CAE. Nunca lo vuelve a timbrar, porque eso generaría un CAE duplicado.
¿Puedo facturar una reserva a mano desde Acelio?
No, y es a propósito: Acelio factura únicamente lo que llega de Cloudbeds, para que el PMS, la contabilidad y ARCA nunca se desalineen. Si un documento falta, se lo busca con la importación manual desde el PMS.
¿Qué pasa si se pierde un webhook de Cloudbeds?
No se pierde el documento: un polling de respaldo revisa las últimas 24 horas de cada propiedad y trae lo que falte. Además, cada webhook, importación y factura queda registrado en un historial para ver qué pasó con cada uno.
¿Funciona con varias propiedades o varias empresas?
Sí. Cada propiedad se configura por separado: quién factura, contra qué empresa y con qué diarios. Un mismo hotel puede facturar lo fiscal por una empresa y registrar las proformas por otra.
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